Казначейский контроль в деталях

Работа над бюджетами - бессмысленная трата времени, если на предприятии никто не контролирует их исполнение. Причем периодического сопоставления плановых и фактических данных недостаточно. Такой «посмертный» анализ покажет, где были допущены промахи, но не защитит от превышения лимитов по расходным статьям. Избежать подобных проблем можно. И тратить для этого деньги на внедрение дорогостоящей информационной системы не придется.

Необходимость функционирования на предприятии системы контроля за осуществлением взаиморасчетов с поставщиками товаров, работ и услуг, уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет очевидна, любому руководителю. Однако многие организации до сих пор работают без опоры на подобную систему.

Оговоримся, все, о чем дальше будет рассказано в статье, невозможно без выполнения важного условия, а именно на предприятии должны быть внедрены правила разработки, утверждения и мониторинга исполнения бюджета [ 1, 20].

И так, Вы, как руководитель предприятия поставили перед собой цель осуществление контроля над ежедневным поступлением и выбытием денежных средств на предприятии.

В целях достижения поставленной цели возникает необходимость в разработке правил регламентирующих порядок планирования, согласования и осуществления платежей посредством наличных и безналичных расчетов, с обязательным указанием ответственности участников процесса при закупке товаров, работ, услуг для нужд Вашего предприятия.

Казначейский контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет работник финансовой службы (далее - финансовый контролер). Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета.

Казначейский контроль, как и бюджетный, по времени проведения подразделяется на предварительный, текущий и последующий [2].

Предварительный контроль — это контроль, проводимый до совершения платежей на стадии составления кассового бюджета и в дальнейшем в течении года путем формирования платежного календаря на каждый месяц.


Кассовый бюджет, может содержать сведения о плановых величинах поступления/выбытия денег на отдельный финансовый год с разбивкой как по кварталам, так и помесячно. Кассовый бюджет разрабатывается на основании утвержденного бюджета, необходим для прогноза движения денежных потоков Общества и определения остатков денежных средств на конец каждого месяца и может быть оформлен по форме таблицы 1.

Форма Кассового бюджета

В течение финансового года, Администраторы программ ежемесячно/ежеквартально представляют финансовому контролеру заявку на денежную наличность по курируемым статьям бюджета и служебную записку с пояснением и обоснованием ожидаемого исполнения платежа (-ей) и (или) поступлений денег в отчетном месяце и планируемых платежей и (или) поступлений денег в предстоящем месяце. Форма заявки на денежную наличность может быть разная, главное что бы в ней отражались следующие основные элементы:

  • наименование платежа
  • наименование контрагента
  • наименование статьи бюджета
  • план выбытия/поступления на планируемый месяц
  • дата/декада месяца планируемого платежа

Финансовый контролер ежемесячно до 1-го числа планируемого месяца, в соответствии с Кассовым бюджетом и на основании представленных Администраторами программ заявок на денежную наличность формирует Платежный календарь на предстоящий месяц по форме таблицы 2.

Форма Платежного календаря

Платежный календарь, должен содержать детализированную расшифровку прогнозируемого исполнения планируемых платежей и (или) поступлений денег в предстоящем месяце. Необходим в целях гарантирования оплаты всех необходимых платежей, минимизации излишков денег на счетах и избежание кассовых разрывов, поддержания требуемого уровня ликвидности, определения оптимальных объемов и сроков размещения временно свободных денег Общества.

Текущий контроль - это контроль за оперативной, текущей деятельностью. Он состоит в регулярной проверке соблюдения финансовой дисциплины Администраторами программ. 

Такой контроль предусматривает проверку:

  • соответствия предполагаемых платежей Кассовому бюджету и Платежному календарю;
  • документов, подтверждающих надлежащую реализацию договоров на поставку товаров, работ или услуг.

В случае выявления финансовым контролером замечаний по представленным документам на оплату и (или) несоответствия платежа Кассовому бюджету и Платежному календарю, они возвращаются с указанием причин отказа проведения платежа.

Форма Платежного календаря

На основе представленных документов финансовый контролер формирует Реестр планируемых платежей по форме таблицы 3.

В результате, Вам как первому руководителю на утверждение поступает документ содержащий перечень планируемых платежей, составленный на определенную дату.

После, как Вы утвердите Реестр планируемых платежей, финансовый контролер направляет его и все необходимые документы, служащие основанием для осуществления платежей Главному бухгалтеру на исполнение.

При разработке правил регламентирующих порядок планирования, согласования и осуществления платежей посредством наличных и безналичных расчетов, в зависимости от значимости статьи расходования денег, каждому платежу необходимо присвоить один из следующих приоритетов:

  • приоритет первой очереди - платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия, например штрафные санкции или ухудшение деловой репутации. К таким платежам относятся выплаты налогов и погашение кредитов, оплата поставщикам, если условиями договора предусмотрены штрафные санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по оплате. Подлежат оплате строго в соответствии со сроками, указанными в заявке на денежную наличность;
  • приоритет второй очереди - платежи, по которым допустима задержка оплаты на срок до 3 (трех) банковских дней без серьезных негативных последствий. К таким платежам относятся выплата заработной платы, оплата поставщикам, если условиями договора не предусмотрены штрафные санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по оплате.

В случае ограниченности финансовых ресурсов очередность платежей определяется первым руководителем по представлению финансового контролера в пределах средств, имеющихся в распоряжении предприятия.

Последующий контроль за использованием средств бюджета предприятия, заключается в рассмотрении и утверждении отчетов об исполнении бюджета! Одной из задач финансового контроллера выступает анализ баланса исполнения бюджета предприятия для принятия необходимых управленческих решений.

 

Литература

  1. Практический журнал по управлению финансами компании «Финансовый директор» №11 (99) ноябрь 2010 года.
  2. http://www.martynov-ma.ru/finansi/finan 456/index.html
Год: 2011
Город: Алматы
Категория: Экономика